Bilan de l'Engrenage Joueur

Alors, faisons un petit bilan et gardons une trace pour ceux qui organiseront la prochaine édition de cette aprem jeux.

Déjà, le bilan était bon. Je pense qu'on est tous d'accord sur ça. Les gens qui sont venus se sont amusés, on a pas été débordé, mais on a vu pas mal de nouvelles têtes, qui reviendrons peut être nous voir. Donc bravo, et merci à tous ceux qui ont aidé.


Sur la date et l'organisation de l'évènement :

- L'idéal serait d'organiser cela plus tôt dans l'année, idéalement fin novembre ou tout début décembre. Il faut choisir la date de l'évènement et demander la semaine bar juste avant (et prendre en compte les partiels des 3 promos, et faire ce choix tôt, le choix de la semaine bar est demandé en aout)

- Réserver le foyer (3 mois à l'avance si on veut faire venir des extérieurs, 2 semaines sinon.) Voir avec le BDE et Stéphanie Gros.

- Réserver les tables et les chaises tot (il y a bcp d'intermédiaires). Il faut envoyer un mail au BDE. 100 chaises et 20 tables.


Sur le fait d'inviter des extérieurs :

- Faire la communication plus tôt pour les extérieurs, faire des affichages à l'ENS, sur l'EM, l'ITECH, etc... deux semaines avant.

- Faire payer les extérieurs 1 ou 2 euros (ce qui en plus, fera plaisir aux centraliens)


Sur les affiches, flyers et la com' :

- Préparer les affiches tôt. Si on demande à la PAO, il FAUT préparer un cahier des charges précis et montrant éventuellement l'affiche de l'an passé.

- Il faut que les affiches soient posés dans centrale (particulièrement dans le foyer) au moins une semaine avant le week-end en question (idéalement 10 jours avant), que les gens aient le temps de voir venir.

- Pour Centrale

Spoiler:

Éventuellement plus si on affiche ailleurs.

- Si des flyers sont faits, ne pas oublier d'y ajouter la mention "Ne pas jeter sur la voie publique" histoire qu'on ait pas à repayer les impressions. A ce moment là, il faut 700 tracts à mettre dans les boites aux lettres. Faire imprimer pour cela 175 feuilles A4 avec quatre exemplaires de l’affiche par feuille. Les déposer en même temps que les affiches.

- Envoyer le weekend précédent un mot au BDE et au PH à mettre dans le mail de promo et le PH:

Spoiler:

- Ne pas oublier de mentionner la présence d'une buvette et de chouquettes, pour que les gens prennent un peu d'argent.


Concernant la buvette :

- Faire une meilleure présentation de la buvette pour augmenter sa visibilité.

- Les chouquettes et le 4 quart one marchent bien : en prendre assez.

- Garder l'idée du jet de dés : 1d4+2 chouquette ou parts de gâteau pour un euro, 1d12+7 tuiles au paprika pour 70 centimes, ça plait.

- Mettre des cacahouettes (voir des chips) sur les tables gratuitement : ça donnera soif et les gens iront acheter à boire.

- Acheter un peu moins de boissons.

- Mettre une petite boite sur le bar pour que les gens donnent éventuellement un peu d'argent, en marquant que c'est pour compenser l'organisation.


Sur les jeux :

- Amener tous les jeux du clubs. Compléter éventuellement les feuilles d'explication d'Arthur, les imprimer et les mettre dans des pochettes plastiques.

- Mettre en évidence les jeux "visuels", comme Cash'n Guns, pour inciter les gens à venir voir.

- Organiser une partie d'introduction au JdR (éventuellement 2, mais pas plus). Un petit rappel sur cela : une partie d'intro, c'est 2 heures, MAXIMUM 2h30. Ceux qui ne se sentent pas de tenir ça, évitez d'être MJ ce jour la.


Organisation sur les derniers jours :

- Recenser les gens qui feront partie de l'organisation et faire des badges (à plastifier de préférence, c'est un plus s'ils sont dans le style de l'affiche : demander ça à la PAO). Penser à un moyen pour les accrocher ou les avoir autour du cou.

- La veille:
- Aller récupérer les clés du foyer au BDE, faire l'état des lieux, vérifier que les tables et les chaises sont bien arrivées
- En parler au maximum autour de vous
- Aller faire les courses. Penser aux verres en plastiques, aux assiettes cartonnées et aux serviettes en papiers

- Le jour même:
- Monter les tables et les chaises le matin
- Disposer les jeux sur les tables
- Préparer les prix du bar

Beau compte-rendu!

Par contre il manque un truc:
ne pas oublier que l'ascenseur du foyer ne marche pas le WE et donc qu'il faut monter les tables le vendredi soir au plus tard! (pas forcément les installer, mais au moins les poser dans le foyer)